证照档案管理：企业证照资料该如何管理？这篇干货赶紧看

  随着企业持续不断的发展，内部形成的资质文件也慢慢变得多，如营业执照、经营许可证、专利、商标、著作权、质量体系认定证书等等，如何将把企业证照档案管理工作做好，使之成为推动企业成长发展的加速器？我们应该掌握企业证照档案管理的基本方法。

  01企业证照管理有哪些根本原则？1）证照档案管理实行“统一领导、分级管理”的原则，维护证照档案完整与安全，便于保管和利用。2）证照档案的利用需经过有关人员审批。证照档案由档案管理部统一管理，有需要利用的档案，需提交书面申请，经过本部门及公司相关负责人审批，备案后方可自行保管。3）需有专门档案负责人负责企业证照档案交接、保管、使用等环节的管理，定期对自行保管证照档案的分支机构进行知导、督查和检查。02证照档案包括哪些范围？1）经营类证：营业执照、开户许可证、机构信用代码证、统计证、贷款卡、公司章程、验资报告、股东会议决议、董事会决议、监事会决议、董事监事经理人员名单及签字样本、进出口权登记证书、法人代表身份证复印件、新设公司审批单等；2）资质类证：企业资质类证明等，包括资质等级证书、安全许可证、高新技术企业企业证书、软件企业证书、施工资质证书、各行业生产经营许可证及其它各种资质证书等；3）权证类证及其它：由政府职能部门核准或颁发的权属证明，包括国土使用证明、房屋产权证等以及其他证照。03如何高效管理证照档案？1）公司证照档案移交正常的情况下，新设、收购、变更、注销等手续完成后，经办人应在5个工作日内，将公司所有证照档案原件移交证照档案管理部门归档存放。这其中涉及上述提到的证照包括审批表、营业执照正/副、开户许可证、机构信用代码证、章程或修正案、股东会决议、投资协议、股权转让协议或合同、增（减）资协议、收购日评估报告、收购日审计报告、收购日财务报表、评估报告、财务报告、注销报告、资质证书等。

  公司证照档案在移交的过程中，需由证照档案需求方提出申请，经需求方部门负责任，接收方部门负责人审批后，移交相关证照档案。会博通证照档案管理系统，为公司档案移交提供线上服务。通过审批流功能，用户可直接套用企业内置档案移交模板，提交审批流程。通过流程，各环节上的相关负责人能够迅速地进行审批。2）公司证照档案的保管公司证照档案的扫描件，一般来说，应该按公司为单位，单独建立文件夹保存，文件夹以“档号+企业名称”命名。文件夹内按照章程及修正案、股东会议决议、工商资料、资质证照等分类存放。

  收到新的证照档案后，应在当天内对证照档案资料做扫描，以“A4”大小“JPG”格式保存。会博通证照档案管理系统可连接各种样式的扫描设备，批量挂接上传扫描文件。同时，会博通也提供了可自由调整的分类框架，不论是章程及修正案，还是股东会议决议或者更多的公司证照，都能够直接进行有序地保管。3）公司证照档案的使用证照档案与公司的安全经营息息相关，未经审批，通常情况换下，不得擅自对外提供。如果要使用证照档案，需要经办人员填写《证照档案使用申请单》，依次注明证照档案名称、类型（原件、扫描件、复印件）、用途信息，经使用部门负责人及有关人员审批，登记备案后，方可使用证照档案。为安全起见，所有对外提供的证照档案复印件必须加盖“仅限XXXXX使用，再次复印无效的受限章”。凡使用证照档案原件必须在申请期限内归还，不能按时归还的需要申请延期。

  会博通证照档案管理系统提供的审批流功能，不但可以应用在档案移交的时候，也能应用于档案的使用。使用方法同档案移交，套用表单，提交相关流程，就能轻松实现线上审批。在安全方面，会博通可为用户同步提供全局水印、类型水印、流程后续水印、二次水印的功能，不用动用PS等第三方工具，直接在系统上输入内容，就可自动添加水印。此外，为保证公司证照的有效利用，会博通证照档案管理系统为用户更好的提供了证照国企提醒功能。每项证照都可启用证照到期提醒服务，提醒周期可按日、周、月、年自定义设定。提醒方式支持系统消息提醒、短信消息提醒，完全不需要过多的担心证照已借不还。

  新形势下，企业证照档案管理在保障企业依法经营、安全生产的全部过程中发挥着逐渐重要的作用，构建科学高效的证照档案体系已成为提升企业竞争力的必经之路。在企业成长发展之路上，会博通为您提供定制化贴心服务。